Удаленные из офиса. 7 принципов организации эффективной работы из дома.

Три недели назад случился фазовый сдвиг в работе многих организаций от 8-ми часового рабочего дня к результату под названием «удаленная работа». В экстренном порядке пришлось решать такие вопросы, о которых раньше даже никто и не задумывался. Как обеспечить доступ сотрудникам, перенастроить телефонию, сохранить безопасность, и все это на домашних компьютерах и планшетах. Откат в каменный век спасло обилие бесплатных вебинаров, роликов и обучающих материалов в которых ИТ интеграторы, рассказали о том, как быстро и недорого организовать рабочие места самоизолировавшимся сотрудникам (мы, кстати, тоже проводили вебинар на эту тему 08.04.2020). Изобилие информации вполне очевидно, ведь неожиданный спрос провоцирует...

Вот например статистика запросов Яндекса по словам «Дистанционная работа»:

А вот статистика поиска софта для удаленной работы:

Популярный сервис ZOOM также набирает обороты:

И конечно же 1С для дистанционной работы:

Очевидно, что выросло количество запросов, как все это настроить. Вот например VPN:

Но это только первая волна, через какое-то время VPN заработает, 1С переедет в облака, а ненавистные Google таблицы наконец-то окажутся куда более удобными чем старый добрый MS Excel.

Поисковые запросы тоже изменятся и на смену «настройке VPN» и «1С в облаке» придет: «Мотивация удаленных сотрудников», «как сделать так, чтобы мои задачи выполнялись немедленно» и «корпоратив не выходя из дома)».

Кстати, совершенно очевидно, что из удаленки вернутся не все. Нет-нет, я не про коронавирус, а про то, что некоторые сотрудники предпочтут работать дома и дальше, и это вполне логично.

Зачем человеку (особенно интроверту, коих стало сильно больше в последнее время) снова тратить по 2 часа в день на дорогу и каждое утро думать о том, что же одеть, если он и так научился прекрасно выполнять все свои задачи не отходя от холодильника?

Получается win-win в своем самом лучшем проявлении. Работодатели экономят на рабочих местах, кофе и печеньках, сотрудники экономят на транспорте, обедах в кафе и шампуне. 

Страдают в этой истории только котики, у которых вероломно отобрали 9-ти часовую квоту на прогулки по столам, раскачиванию на шторах и обдиранию углов.

Но это все будет немного позже, а пока мы все думаем о том, как перейти на дистанционную работу таким образом, чтобы не только сохранить доступ ко всем документам и программам, но и чтобы основные процессы не сильно порушились.

И вот тут важно сразу же разрушить миф №1: «даже самый новый, модный, облачный софт не обеспечит полноценную загрузку и контроль сотрудников, находящихся дома». И видеокамера не обеспечит и даже программа, которая делает скриншоты каждые 5 минут не обеспечит, а только спровоцирует спринты по сортировке писем в почте и расстановке файлов по размеру.

Конечно же ПО, сервера, доступы - важны для удаленной работы, но, с большой долей вероятности, через 1-2-3 месяца, когда появится позитив в новостях, для вас сегодняшние меры станут очередной затратой, которая случилась не в самое удобное время, поскольку придется все возвращать обратно.

Для того, чтобы вложенные сейчас ресурсы превратились в инвестиции, а пароли к облакам плавно переехали с домашних ноутбуков сотрудников на рабочие мониторы.

Нужно прежде всего начать относиться к работе на дому не как к вынужденной мере, а как к возможности перевести взаимоотношения с сотрудниками на качественно новый уровень, а также рассмотреть огрехи во внутренних процессах, до которых, наверняка все время не доходили руки. Вдруг у вас до сих пор счёт должен собрать 5 письменных подписей, перед тем как уйти на оплату!? Или бухгалтер все еще возит декларации в налоговую. Самое время это исправить!

Для того, чтобы можно было за 5 минут разобраться получится ли вам извлечь дополнительную пользу из удаленной работы, я предлагаю несколько вопросов.

Задайте их себе и дайте честные ответы

1. Могу ли я письменно сформулировать задачу так, чтобы никто не переспрашивал, не уточнял и при этом, задача была бы выполнена с первого раза? Есть ли у меня на это время? Желание?

2. Имеет ли электронное письмо в нашей компании такой же вес, как распечатанный документ (как устное распоряжение)?

3. Эквивалентен ли во внутреннем документообороте нашей компании файл на сервере (или в облаке) его печатной копии?

4. Согласен ли я с утверждением, что для хранения информации облако гораздо более безопасное место, чем сервер под столом в бухгалтерии?

5. Если задача регулярно не выполняется, я начинаю сначала пересматривать процесс, а потом уже искать виноватых?

6. Пишу ли я инструкцию, когда я вижу, что один и тот же материал нужно будет повторять несколько раз?

7. Я знаю, что все новое работает плохо, но я не боюсь изменений т.к. вижу в них новые возможности. Более того, даже если каждый день мне кто-то будет говорить, «давайте все вернем как раньше», «это неудобно», я все равно останусь при своем мнении и буду двигаться вперед.

Если чаще всего вы отвечали "нет", то не стоит тратиться на современные средства удаленной работы, такие как сервера или облачный софт, положите побольше денег на телефон, отвезите рабочие ПК домой ключевым сотрудникам и продолжайте работать в привычном формате.

Можно конечно перенести базы 1С в облако и перенастроить почту, это не сложно, но скорее всего через пару месяцев придется все возвращать обратно. Поэтому переждёте кризис, сделаете выводы, вот тогда и запланируете изменения...

Если же ответы на мои вопросы вызвали улыбку, и чаще всего вы говорили «да», то уже можно благодарить кризис за то, что помог вам разглядеть еще 1 возможность и двигаться дальше в сторону эффективной удаленки.

Под эффективной удаленной я понимаю такую работу:

• когда занятость определяется не физическим присутствием в кабинете, а количеством формализованных задач «в работе» в текущий момент времени;

• когда исполнитель в понятном виде получает задачу и сразу начинает ее решать, не тратя время не обсуждения;

• когда понятно (без звонков и разговоров) кто чем будет занят завтра, послезавтра, через неделю;

• когда любой руководитель, может посмотреть статистику и аналитику по задачам за разные периоды;

• когда обратная связь поступает по мере получения результата, а не по запросу;

• когда все необходимые инструменты для работы доступны с разных ПК (или даже смартфона) и сотрудник может получить к ним доступ без сложных настроек;

• когда написанная задача является основной управленческой сущностью, а не приказ, распоряжение, собрание, звонок и т.д.

По своему опыту могу сказать, что обеспечить такую работу достаточно сложно, но если придерживаться следующих установок, то процесс… конечно не станет легче, но он точно будет результативным.

Итак, 7 принципов успешного перехода на эффективную работу из дома.

Принцип №1. Для начала нужно научиться дробить всю деятельность фирмы до конкретных задач с конкретным результатом. Позвонить - задача, написать письмо - задача, составить отчет - задача, изменить цены на сайте - задача, отправить платежки - тоже задача и т.д. Нет задачи - нет решения, нет решения - нет результата.

Все остальные управленческие инструменты (звонок, собрание, задание, просьба) должны уйти на второй план.

Принцип №2. После того, как мы увидели задачу в звонке, встрече, заказе, обращении, необходимо нагрузить ее обязательными реквизитами: «описание», «исполнитель», «дедлайн», «срочность». Это очень важно! Установка дедлайна не гарантирует выполнение задачи в срок, но точно его приближает. С исполнителем и срочностью - все понятно. Остальные реквизиты можно будет выделить потом, а пока всю суть указывать в описании, только не забудьте договориться что «позвонить» или «отправить» - это не описание задачи.

Принцип №3. Отлично, теперь нужно формализовать постановку, решение и хранение задач. Именно на этом этапе происходит формирование требований к информационной системе. Как задача ставится, как происходит подтверждение ее выполнения, где хранятся закрытые задачи? Ответ на вопросы должен быть очевиден всем сотрудникам. Контролировать задачи одновременно в телеграмме, почте, телефоне - нереально и бессмысленно. Система учета должна быть одна, и все в компании должны понимать, что в ней - задачи, а в остальных местах - разговоры. Учет можно вести даже на базе email писем, тот же gmail и Яндекс предоставляет более чем достаточно механизмов для удобной коммуникации, но это хорошо до тех пор, пока вы либо очень маленькие, либо изменения заходят ну очень больно. Правильнее для этого использовать специализированную систему: любой таск менеджер или трекер сгодится, выбирайте по функционалу. Мы, например, у себя используем систему управления проектами - Планфикс. На мой взгляд - это лучшее решение для учета и контроля задач.

Принцип №4. Теперь, когда задачи формализовали и определились с системой учета, желательно настроить автоматические процессы или избавиться от досадного человеческого фактора. Я имею ввиду простые цепочки связанных событий формата: «если нет реакции 3 дня, то напоминание», «если сумма более 100 000 рублей, то уведомление руководителю», «если срочная задача, то подключить помощника», «если ключевой клиент, то повторно проверить результат через неделю» и т.д. Здесь будут у каждого свои примеры, но важно понимать, что из-за отсутствия настройки таких цепочек, сотрудники будут чаще всего забывать, пропускать, не успевать.

Принцип №5. Хорошо, давайте теперь придадим вес и важность коммуникациям в информационной системе, таким образом, чтобы фраза «ок» в мессенджере была эквивалентна письменной подписи в графе «с приказом ознакомлен» во внутренней нормативке. Я не знаю, как это оформить юридически, но на уровне корпоративных правил и регламентов нужно приравнять ответ сотрудника в любой информационной системе его физической подписи. 

Кстати, отсутствие ответа так же желательно трактовать как согласие (или отказ). Этот нюанс сразу исключит добрую половину разбирательств формата «я не видел», «я пропустил», «я не успел»…

Принцип №6. Заучить наизусть правило «то что не написано, того не было» и придерживаться его в любой ситуации. Даже самая важная и срочная задача по телефону имеет меньший приоритет, чем написанная по правилам. Нам этот принцип сэкономил не 1 неделю шумных дебатов на тему: «почему он мне сказал «угу» в коридоре, но файл так и не был отправлен?».

Принцип №7. Личный пример руководителя. Все, что было сказано выше, не имеет абсолютно никакого смысла, если руководитель продолжает раздавать задачи по телефону, а автоматизацией предприятия занимается сисадмин (или главбух). Можно конечно привлечь интегратора, который упростит процесс перехода, предложит разные схемы, покажет плюсы и минусы альтернативных вариантов и убережет от ложных ожиданий, но задачи все равно придется создавать директору, выделять цепочки событий, настраивать шаблоны, контролировать - тоже директору.

Если руководитель до сих пор считает, что кто-то придет, поставит волшебную систему, которая научит весь персонал закрывать задачи во время, настроит все процессы и покажет на узкие места без его участия, то шансов у такого бизнеса нет. Ни одного. Даже при очень большом бюджете!

По факту, принцип №7 - самый главный и его надо было писать на первом месте, но, если вы дочитали до этого момента, скорее всего вы уже понимаете важность личного примера, на вашем рабочем столе порядок, а все задачи ровно разложены по полочкам, пусть эти полочки и находятся в Excel-е.

Вооружившись этими принципами, можно выбирать любую систему управления проектами/задачами (про возможности Планфикса можно почитать тут) и приступать к переходу на правильную и эффективную удаленку.

Если все делать по инструкции и не поддаваться на провокации, то через полгода на свою просьбу сделать что-то, вы услышите ответ: «создай пожалуйста задачу», и это будет главным индикатором того, что вы достигли основной цели и можно приступать к косметике (тут кнопочка, тут иконка).

В завершении скажу про нас. Путь поиска оптимального решения для учета задач был долгий и сложный. За 10 лет мы испробовали много всего. Очень много. Была и самописная 1С, была и типовая 1С, были trello, Wunderlist, Redmine, Яндекс.Трекер, Мегаплан, но в конечном счете свой выбор мы остановили на Планфиксе.

И теперь мне нужно буквально пара минут, чтобы сказать, что за 1,5 года мы решили 34621 задач, а за прошлую неделю по выбранному отделу - 326:

Причем больше всего их было в понедельник.

Еще пара минут потребуется, чтобы определить самого продуктивного сотрудника или того, кто медленнее всех закрывает задачи.

Так же достаточно просто заглянуть в календарь любого сотрудника, чтобы посмотреть плановую и фактическую загрузку (для дистанционной работы это особенно важная опция):

Ну и конечно же самое пристальное внимание сейчас к воронке продаж, которая строится по 1 клику и имеет примерно такой вид:

Это все иллюстрация лишь малой части возможностей, и про многие интересные штуки я не рассказываю в данной статье, да они в общем и не уникальны, но все примеры я привел лишь целью показать, что имея под руками статистику, данные и инструменты контроля, управлять распределенной командой гораздо проще, чем сидеть весь день на телефоне.

P.S. Весь мой материал адресован руководителям малых и средних компаний в которых сотрудники большую часть дня проводят в офисе, очевидно, что станки по домам не развезешь, хотя и для таких организаций тоже есть предложения по улучшению процессов, но об этом уже не сегодня.

Наш специалист

Александр Захаревич

Директор компании "Легасофт"

Мозг, мотор и душа всей компании. Любит людей и гибкие методологии.

---

  z@legasoft.ru

   +7 (920) 325-60-14

Хотите также?

Наша компания постоянно растет, растет количество сотрудников, растет сложность и количество задач. И держать под контролем все процессы стало невозможно. Мы долго присматривались к разным CRM на рынке, тестировали, примеряли на себя.

И остановились на Планфиксе. Понравилась их идеология: система гибко настраивается под любую специфику бизнеса и растет вместе с вами. А еще техподдержка на любые вопросы и пожелания реагирует максимально оперативно.

В общем, мы поверили в Планфикс. И он нас пока еще не доводил)

Приблизительно в то же время, когда мы начали внедрять Планфикс в своей компании, появилась идея стать Партнерами. И стали, единственными в Смоленске! И с удовольствием предлагаем вам нашу помощь и поддержку во внедрении CRM с учетом особенностей ваших бизнес-процессов.

Интересует внедрение Планфикса

Чем мы можем еще быть вам полезны?

Внедрение 1С, доработка и сопровождение 1С.

Продаем ПО: на базе 1С и не только.

Автоматизация бизнеса: продаем и устанавливаем оборудование для торговли.

Обслуживаем онлайн-кассы: продаем и ремонтируем Эвотор и АТОЛ.