Реальная автоматизация в Смоленске

Компания «Белаторг» существует на рынке 5 лет и занимается оптовой продажей и дистрибуцией запчастей для тяжелых карьерных грузовиков «Белаз», а также ремонтом запчастей для этих автомобилей. Компания имеет распределенную структуру с центральным офисом в Смоленске, удаленным складом и производством в Рудне и автоматизированным рабочим местом в Минске.

Изначально в качестве учетной системы в компании была CRM система стороннего разработчика + 1С:Бухгалтерия 8. В CRM системе учитывались все контакты, фиксировались заявки, но печать документов, контроль взаиморасчетов и склада, отчеты по работе предприятия хранились только в 1С:Бухгалтерии 8, к которой имело доступ только 2 человека. Итоговая аналитика по фирме вообще формировалась в ручном режиме и хранилась только в Excel.

С ростом компании, появилась острая необходимость в выборе специализированного решения, которое предоставит необходимый функционал и менеджерам, и бухгалтерам, и руководителю с возможностью настройки прав доступа и интеграцией с Excel (в силу специфики нужно постоянно подгружать информацию по прайсам от производителей).

Специалистами компании Легасофт была проведена презентация и продемонстрирована конфигурация 1С:Автосервис, которая в типовом исполнении закрывала 70-80% наших потребностей.

В процессе предпроектной подготовки были выявлены следующие требования, которые необходимо было доработать:

• Разработать загрузку справочника «Номенклатура» из Excel в разрезе характеристик.
• Настроить роли для всех групп пользователей (типовой функционал не позволял обеспечить необходимый уровень доступа).
• Доработать функционал обработки «Расчет потребностей».
• Разработать новые печатные формы согласно шаблонам.

Общая длительность проекта составила 2 месяца и в течение этого времени были выполнены все вышеперечисленные работы, обучены сотрудники и обеспечена оперативная техподдержка по всем возникающим вопросам.

Успешно закончив проект, компания «Легасофт» продолжила сотрудничество с фирмой "Белаторг", заключив договор абонентского сопровождения на базе ИТС ПРОФ.

В результате запуска программы 1С:Автосервис:

• Начали использовать аналитические отчеты (валовая прибыль, отчеты по затратам, АБС анализ и т.д.), которые раньше построить было невозможно или время на их формирование измерялось часами.
• Смогли разграничить роли между сотрудниками, чтобы каждый мог использовать информацию, необходимую только ему.
• Получили возможность удаленной работы с центральной базой (с помощью сервиса ЛИНК).

В целом, программа нам открыла и продолжает открывать новые возможности по учету и контролю своей компании. Несмотря на то, что проект завершен и типовые бизнес-процессы работают, в ходе эксплуатации постоянно появляются новые потребности и задачи, которые мы планируем решать вместе с Легасофтом.

Автоматизированы следующие функции:

• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
  • Взаиморасчеты с поставщиками
  • Оформление заказов поставщикам
  • Планирование закупок
  • Формирование графика оплаты поставщикам
• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
  • Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
    • Анализ продаж ABC/XYZ
    • Взаиморасчеты с покупателями
    • Оптовая торговля
    • Оформление заказов покупателей
    • Расчет нормативной себестоимости заказов
    • Учет продаж ТМЦ
  • Склад и логистика
    • Управление складскими запасами

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД
• Установка и настройка системного и сетевого программного обеспечения

Работы по адаптации типового решения:

• Разработка загрузки справочника «Номенклатура» из Excel в разрезе характеристик.
• Настройка ролей для всех групп пользователей (типовой функционал не позволял обеспечить необходимый уровень доступа).
• Доработка функционала обработки «Расчет потребностей».
• Разработка новых печатные формы, согласно шаблонам.

ООО «Интех» занимается производством кормораздатчиков с горизонтальным и вертикальным расположением шнеков, разбрасывателей-выдувателей соломы, тракторных полуприцепов сельскохозяйственного назначения и разбрасывателей органических удобрений. Численность работников: 78.

На заре деятельности компании вопросом автоматизации управленческого учета особо не задавались, главное было выпустить продукцию и продать ее, и вести обязательный регламентированный учет. Поэтому при выборе учетной системы выбор пал на 1С:Бухгалтерию 2.0. Сотрудников на производстве работает немного, поэтому дополнительными функциями по работе в учётной системе решили не нагружать. Бухгалтерия прекрасно справлялась с учетом с помощью имеющихся в 1С:Бухгалтерии типовых документов.

По мере роста организации, наращивания производственных мощностей и расширению линейки выпускаемой продукции, обходиться тем, что есть, стало сложно. На производство уходило много лишнего материала, что-то терялось, что-то портили, чего-то не хватало, снабжение не успевало заказывать необходимые материалы, контролировать стоимость незавершенного производства, которое у нас довольно большое в силу специфики выпускаемой продукции. Становилось все сложнее, затраты стали расти, на расчет себестоимости с их учетом стало уходить намного больше времени. Дальше так продолжаться не могло.

Специалисты компании "Легасофт", ознакомившись с ситуацией, конечно, стали предлагать УПП. Но, к сожалению, на тот момент проблем накопилось много и каждая из них требовала как можно более оперативного решения. Чтобы начинать внедрение, не было ни времени, ни сил, ни средств. Поэтому решили «залатать дыры» доработками 1С:Бухгалтерии.

Для контроля необходимого материала при выдаче на складе сотрудникам производства было решено создать «Лимитно-заборные карты», документ, который составляет технолог по спецификациям на продукцию – табличная часть содержит перечень материалов, необходимый для производства запланированного количества продукции. При выдаче кладовщик делает документ «Выдача материалов сотруднику», который контролирует остаток по ЛЗК и списывает материалы в аналог цеховой кладовой, на склад производства. При необходимости можно выдать и больше, чем указано в ЛЗК, но по результатам работы, при отчете производства за смену, все выданные сверх лимита материалы необходимо согласовать с технологом и начальником производства, которые в свою очередь подтвердят правомерность использования того или иного материала сверх нормы с помощью документа «Акт замены». На этапах движения материалов между складом и производством, сотрудники не имеют дело с бухгалтерскими счетами, все движения происходят в созданных регистрах накопления, либо счетами, подставленными по умолчанию. В итоге бухгалтеру остается только отразить факт передачи в производство материалов по регламентированному учету Требованием-накладной.

Также для ускорения постановки на учет материалов при поступлении от поставщика был реализован механизм ордерного приема товара на складе. Кладовщики на месте могут оформлять документ "Приходный ордер", в котором указывается поставщик, перечень номенклатуры и количество, счета учета номенклатуры заполняются автоматически. После проведения документа материалы уже доступны для отражения в учете их передачи в производство. В последствии, когда документы от поставщика со всеми реквизитами доходят до бухгалтеров, они вводят документы "Поступление товаров и услуг" на основании этих ордеров, дополняют информацию о договоре с поставщиком, цене, стоимости, ставке НДС, устанавливают счета учета НДС и расчетов с контрагентов, вводится счет-фактура. Тем самым повышается оперативность ввода информации о движении материалов.

Также при работе с материалами часто сталкивались с проблемой наименований номенклатуры в базе данных. Материалы заказываются у различных поставщиков, для бухгалтерии эти материалы действительно должны учитываться отдельно, но кладовщикам и сотрудникам производства чаще всего нет никакой разницы между гвоздями от поставщика А и поставщика Б, даже и с некоторыми различными характеристиками. Поэтому было решено реализовать в системе систему аналогов номенклатуры, при которой сотрудники производства могут работать с наименованиями материалов по конструкторской документации, а движения по регламентированному учету происходят по автоматически подобранным аналогам с остатков номенклатуры от поставщиков.

Для работы с аналогами был разработан регистр сведений для удобной их установки, отчет для контроля остатков на складах и в производстве, а также отчет для формирования плана закупок материалов в соответствии с потребностями производства (в наименованиях по конструкторской документации) и имеющимися остатками номенклатуры.

В результате проведенной работы, спустя непродолжительное время нам удалось получить первые «плоды»: расход материалов на производстве уменьшился, за счет контроля того, что действительно необходимо, многие нормы были пересмотрены, производство было оптимизировано, в свою очередь снизилась и себестоимость продукции и компания "Интех" смогла получить более высокий финансовый результат уже через 6 месяцев.

Автоматизированы следующие функции:

• Различная отраслевая специфика
  • Производство, услуги
    • Учет затрат на производство
• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
  • Склад и логистика
    • Управление складскими запасами
    • Учет ТМЦ в цеховых кладовых

Выполнены следующие работы:

• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)

Работы по адаптации типового решения:

• Реализован блок учета движения материалов в производстве
• Разработка приходных ордеров
• Система аналогов номенклатуры

Более 6 лет компания «Русавлогистик» оказывает услуги в области международных грузоперевозок в страны Западной и Восточной Европы, Россию и Беларусь.

На первых порах штат компании и автопарк были малочисленными и необходимости в автоматизации бизнес-процессов не было (впрочем, как и свободных средств). Весь учет работы предприятия вели в Excel: выписывали путевые листы, считали выработку водителей, планировали рейсы, анализировали эффективность работы.

Позже в компании Легасофт была приобретена 1С:Бухгалтерия 8, но окончательно расстаться с Excel по различным причинам не получалось.

В какой-то момент коллектив стал больше и появились ощутимые проблемы с контролем работы предприятия. Из-за увеличившегося количества контрагентов и заказов на перевозку диспетчеру стало затруднительно контролировать выполнение рейсов, Логист столкнулся со сложностями разработки оптимальных маршрутов, а бухгалтер тратил массу времени на расчет зарплаты водителей по выработке, контроль расхода ГСМ и ТЖ, оформление заправок.

Стала назревать необходимость в выборе специализированного решения, которое позволит повысить эффективность работы предприятия и реализовать имевшиеся потребности, среди которых были выявлены следующие:

• Создание путевого листа с привязкой к нескольким заказам.
• Возможность включения части заказа в путевой лист.
• Вести учет сопроводительных документов.
• Загружать данные о заправках ГСМ из личного кабинета поставщика топлива.
• Рассчитывать стоимость фрахты (стоимость перевозки) при наличии нескольких путевых к одному заказу.
• Реализовать расчет оплаты труда водителей в соответствии со внутренними регламентами и законодательством РФ, вести учет компенсаций за пережег топлива.
• Реализовать сводный отчет по выработке водителей, учитывающий все расходы и доходы.

Специалисты компании Легасофт предложили несколько отраслевых решений от 1С и провели презентацию программных продуктов. Выбор пал на ПП "1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП", который в типовом варианте позволял закрыть большую часть потребностей.

Некоторые механизмы конфигурации пользователей не устраивали и были доработаны:

• Доработан расчет работы отопителя по двум нормам.
• Разработана собственная система нумерации документов.
• Разработан сводный отчет «Учет работы водителя».
• Разработан механизм расчета компенсаций ДС за пережег топлива соответствии с требованиями и рекомендациями ТК РФ.
• Разработка печатных форм по шаблонам, принятым на предприятии.

Внедрение 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП позволило:

• Контролировать расход ГСМ
• Сократить издержки, благодаря использованию аналитических отчетов, данные по которым собрать раньше было крайне проблематично.
• Повысить оперативность отражения хозяйственных операций и сократить ошибки при обработке путевых листов.

Автотранспортная компания «СВ-Транс» уже более пяти лет занимается грузоперевозками на территории Республики Крым. Для работы на предприятии были внедрен ПП 1С:Управление автотранспортом Стандарт, однако полностью удовлетворить все потребности данный продукт не смог.

Предприятие обладает не только собственным автопарком, но и работает с привлеченными перевозчиками.

Сотрудничество с крупными заказчиками построено таким образом, что каждый месяц подготавливаются отчеты о выполненных рейсах для контрагентов, которые они должны согласовать и утвердить, после чего на основании этих отчетов им выставляются счета на оплату. По большому счету, такие отчеты представляют собой реестр маршрутных листов. Т.к. вносить изменения в маршрутные листы после закрытия путевых листов не предоставляется возможным, такой реестр изначально велся в MS Excel. На первых порах, когда заказчиков было не так много, это всех устраивало: строили отчет в 1С и отправляли его заказчику. Заказчик делал сверку и присылал отчет в формате Excel, на основании которого выставлялись счета. Однако с ростом автопарка, клиентской базы и увеличившимся в разы числом выполняемых рейсов, работать стало неудобно. Ответственные лица тратили слишком много времени на подготовку отчетов в 1С, их обработку и формирование счетов на оплату. Более того, некоторые контрагенты требовали не только выставленный счет, но и полный пакет документов.

Поэтому компания «СВ-Транс» обратилась в Легасофт за помощью в усовершенствовании бизнес-процесса в уже имеющемся ПП.

Мы предложили доработать программу, создав документ «Реестр маршрутных листов», в который с помощью специально разработанной внешней обработки из Excel будет загружаться утвержденный заказчиками отчет. При загрузке в 1С автоматически создаются документы Реестра, содержащие всю необходимую информацию: номер маршрутного листа, ТС, наименование контрагента, маршрут, массу груза, пробег по рейсу.

Помимо этого, был дописан регистр для хранения тарифов заказчиков и привлеченных перевозчиков. При загрузке из Excel в документе Реестра маршрутных листов автоматически подбирается цена на услуги для контрагента и для исполнителя (привлеченного перевозчика).

На основании реестра была разработана печатная форма журнала маршрутных листов, который ранее велся руками, а также печатная форма транспортной накладной.

С помощью данной доработки удалось в разы сократить время обработки документов, повысить оперативность выставления счетов клиентам и сократить вероятность ошибки при вводе данных, что позволило повысить эффективность компании и получить возможность роста.