Рассылка отчетов в 1С

В современном бизнесе оперативное получение информации и быстрая реакция на изменения являются ключевыми факторами успеха. Одним из способов обеспечить такую оперативность является автоматизация рассылки отчетов в системе 1С. В этой статье мы рассмотрим, как настроить процесс рассылки отчетов, чтобы сделать его эффективным и удобным.

Рассылки отчетов настраиваются в справочнике «Рассылки отчетов», который расположен в разделе «НСИ и администрирование» –> «Печатные формы, отчеты и обработки» –> «Рассылки отчетов» (рисунки 1-2).

Рис. 1. Положение пункта в меню в «НСИ и администрировании»

Рис. 2. Рассылки отчетов

Создадим новую рассылку по кнопке «Создать» в списке «Рассылки отчетов» (рисунок 3).

Рис. 3. Нажатие кнопки «Создать»

В открывшемся окне заполняем наименование и выбираем вид доставки. Для первого варианта вида доставки будет сформировано одно письмо сразу на всех получателей, во втором случае будет сформировано письмо каждому получателю (рисунок 4).

Рис. 4. Заполнение данных рассылки

В качестве получателей можно выбрать справочник, из которого будут выбираться получатели (Контрагенты, Пользователи, Физические и Контактные лица). Для успешной отправки у элементов справочника должна быть заполнена электронная почта.

В данной статье настроим отправку отчета персонально для менеджеров по продажам. На вкладке «Отчеты» добавим нужный отчет по кнопке «Подобрать» и заполним для него параметры. В таблице под надписью Настройки отчета можно задать параметры отчета, указанного в выделенной строке верхней части вкладки «Отчеты». Если выбран режим отправки отчета «Свой отчет для каждого получателя», то с помощью кнопки «Указать получателя рассылки» можно указать в качестве значения выделенного параметра отчета получателя экземпляра рассылки. (рисунок 5).

Рис. 5. Настройка и выбор отчета

Теперь перейдем на вкладку «Расписание». Установим флажок «Выполнять по расписанию» и зададим параметры автоматической отправки данной рассылки отчетов (рисунок 6).

Рис. 6. Пример настройки расписания

Важно! Если флажок «Выполнять по расписанию» не установлен, то рассылку можно отправить только вручную. Для этого надо использовать кнопку «Выполнить сейчас», либо на форме свойств рассылки, либо в списке рассылок, предварительно выделив в этом списке нужную рассылку.

И в завершении настройки требуется заполнить вкладку «Доставка (эл. почта)», на которой указываются получатели, тема письма, и шаблоны писем. Пример заполнения представлен на рисунке 7.

Рис. 7. Пример заполнения вкладки «Доставка (эл. почта)»

Важно! Требуется проверять заполнение адреса электронной почты сотрудников (эти адреса должны быть указаны в карточке сотрудника в 1С), иначе рассылаемый отчет не будет доставлен сотруднику.

Также необходимо указать формат, в котором отчет будет отправлен (например, PDF, Excel, HTML), при необходимости устанавливается признак «Архивировать в ZIP» и желательно устанавливать пароль, если рассылаются отчеты с конфиденциальной информации и важно обеспечить безопасность данных при рассылке. Используйте шифрование и соблюдайте требования законодательства о защите персональных данных.

После выполнения настройки системой будет автоматически формироваться и рассылаться отчеты в соответствии с настроенным расписанием и параметрами, можно запускать рассылку вручную. Перед массовой рассылкой протестируйте процесс на небольшой группе сотрудников. Необходимо периодически контролировать выполнение регламентного задания и проверять наличие ошибок, чтобы обеспечить стабильную и надежную работу рассылки отчетов. При большом количестве получателей рекомендуется разделить рассылку на части, чтобы избежать проблем с почтовым сервером и блокировкой писем как спама.

Наш специалист

Ирина Иванова

Специалист отдела разработки

---

  info@legasoft.ru

   +7 (920) 325-60-14