Плюсы и минусы электронного и бумажного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную больше не нужно.

10.05.2023

// Разное

~ 4 мин. 186

Еще каких-то лет 10-15, мы, бухгалтера, не знали, что такое электронный документооборот (ЭДО). Обмен бумажными документами с контрагентами и контролирующими органами занимал много времени, а если обнаружили ошибку – начинай сначала. А какие были очереди в налоговую и фонды в отчетный период!

Но тем не менее, в бумажном документообороте есть свои достоинства. Рассмотрим плюсы и минусы электронного и бумажного документооборотов.

Переход на ЭДО – вопрос времени, решением которого придётся заняться в обозримом будущем, а принять это решение Вам поможет команда Легасофт. Мы являемся пользователями данного сервиса и активно помогаем внедрять его нашим клиентам на протяжении уже нескольких лет.

Подключить 1С-ЭДО

1. Визуальное восприятие.

Ученые сходятся во мнении, что информация на бумаге воспринимается лучше и качественнее. Кроме того, многим бухгалтерам психологически удобно иметь бумажные документы, которые можно потрогать. На бумаге удобнее делать пометки, а в стопке документов делать закладки.

2. Срок хранения и безопасность.

Здесь у каждого из документооборотов есть недостатки.

За время хранения, бумажные документы могут потеряться, испортиться, уничтожиться, а могут и вовсе не дойти до адресата, теряясь в пути.

Электронные документы так же могут теряться в результате сбоя в работе программ, но в данном случае исключается человеческий фактор. В идеальных условиях и бумажные и электронные документы могут сохраняться в целости и сохранности продолжительное время.

3. Необходимость использования дополнительных программ.

В данном пункте бумажный документооборот сильно выигрывает – для его ведения не нужно специальных программ и умения работать с ними. Тогда как для обмена электронными документами необходимы средства криптозащиты.

4. Денежные затраты.

Как уже сказано, для электронного документооборота необходимы программы криптозащиты, зачастую за них придется доплатить. При ведении бумажного документооборота неизбежны траты на бумагу и картриджи, на курьерские или почтовые услуги, а также необходимо обеспечить подходящие места хранения бумажных документов.

5. Временные затраты.

В случае обнаружения ошибок, их мало исправить, надо еще заново передать документы получателю, и этот процесс может затянутся на несколько дней в случае бумажного документооборота, тогда как исправить и заново отправить электронный документ – дело пары минут. Кроме того, при ведении электронного документооборота легко организовать поиск по ключевым словам. Поверьте, такая возможность очень удобна.

6. Вред природе.

Этот пункт не про удобство для нас, бухгалтеров. Но однозначно, объемы бумаги, необходимой для ведения полноценного бумажного документооборота не делает зеленее нашу планету.

К плюсам ЭДО так же можно отнести снижение ошибок. Ведь вы получаете документ ровно в том виде, в котором его вам отправил контрагент. При занесении же информации в компьютер с бумажного документа, легко ошибиться.

Подведем итог. В бумажном документообороте есть немало достоинств. Но, компьютерные технологии уже давно и прочно вошли в нашу жизнь. Контролирующие органы в большинстве случаев принимают отчеты и письма только электронно. Многие контрагенты уже перешли на документооборот. Поэтому и мы вам советуем, не затягивать с решением этого вопроса, и подключить к ЭДО свою организацию.

Нужна помощь с 1С?

Специалисты компании "Легасофт" помогут Вам выбрать необходимое программное обеспечение и современное торговое оборудование, которое будет отвечать всем потребностям Вашего бизнеса. Торговая автоматизация помогает вести учет и контроль товара, гарантирует улучшение уровня обслуживания покупателей и повышает скорость работы персонала! Чтобы получить бесплатную консультацию по автоматизации своего бизнеса Вы можете пообщаться с нашими специалистами в офисе компании или позвонив по телефону: 8-800-707-01-02.

Мне нужна консультация