Организация процесса доставки и печати документов

Один из наших клиентов занимается мелкооптовыми/оптовыми продажами, при этом необходим механизм, позволяющий быстро обрабатывать огромное количество заказов, а также печатать много финансовых документов.

Зачастую, если торговое предприятие занимается оптовыми продажами, то они же занимаются и доставкой этих товаров до Клиентов. В Управлении торговлей 11.3 функционал доставки реализован вполне достойно, но увы, продуман не до конца. Логично, что когда речь идет о больших объемах продаж, шанс того, что на складе чего-то не окажется, или же изменится количество весового товара крайне велик. Это означает, что печать финансовых документов может происходить только после полной отгрузки и правки на складах. В одной машине может быть огромное количество заказов, и необходим механизм, позволяющий массово создавать и печатать документы реализаций. Вот об этой теме и пойдет речь в данном кейсе.

Что предлагает стандартный функционал Управления торговлей 11.3?

Данное рабочее место позволяет быстро и удобно формировать машины с разбиением по складам и зонам доставки.

Плюсы:

• Удобный интерфейс и вывод распоряжений на отгрузку
• Если логист грамотно разработает справочник Зоны доставки, то процесс создания маршрутов будет быстрым и безболезненным.
• Формируемый документ - Задание на перевозку - позволяет напечатать Маршрутный лист и быстро создать ТТН.

Минусы:

• Рабочее место очень “тяжелое”. Даже с мощными серверами при огромном количестве заказов обновление списка может занимать от одной до пятнадцати минут (в зависимости от количества заказов), что очень усложняет жизнь логиста.
• Среди стандартных ПФ нет ни одной, показывающий, какие товары Водитель должен загрузить на складах. В маршрутном листе идет обычное перечисление складов погрузки.
• Есть возможность разбить один заказ на множество машин. Сама по себе функция ничем плохим не грозит, но когда речь заходит о компании с большим документооборотом это приводит к невозможности привести создание документов к единому алгоритму. Нельзя исключить человеческий фактор, а значит ошибок не избежать.

Решение:

• Единственным решением проблемы с “тяжестью” была работа со справочником Зоны доставки. В Рабочем месте есть отбор именно по зонам, что дает возможность видеть не все распоряжения на отгрузку, а только необходимую в данный момент часть. Это сильно увеличивает скорость работы.
• Проблема с процессом погрузки решилась разработкой печатной формы с указанием Заказов, складов и списками товаров. Эту печатную форму добавили в комплект печати из документа Задание на перевозку. Так, водитель всегда знает где ему грузиться и какими товарами.
• Далее необходимо было решить вопрос с тем, что один заказ может быть отправлен несколькими машинами. Т.е. может произойти ситуация, когда для одного заказа может быть необходимо проставить с десяток водителей, а реализация вообще создается после первой отгрузки, при том, что должна поехать только часть товара. Посовещавшись с руководством, был найден самый логичный выход - приказ для отдела логистики, в котором запрещалось разбивать один заказ на несколько машин, а для того, чтобы сама ситуация, когда заказ не влезает в машину не возникала, было принято решение разбивать большие заказы на стадии приема заявки.

Данное рабочее место отлично подходит для создания реализаций и печати документов.

Плюсы:

• Возможность выбрать неограниченное количество Распоряжений на отгрузку и создать по ним реализации
• Возможность сразу же пустить документы на печать
• При включении ордерной схемы документооборота появляется возможность легко понять, на каких складах отгрузка уже прошла, а на каких нет и быстро с этим разобраться. Делается это с помощью отчета “Состояние выполнения”, открывающегося для выбранных распоряжений

Минусы:

• Нет способа отобрать распоряжения на отгрузку по связанному с ними Заданию на перевозку
• Стандартный функционал печати выдает документы не по комплектам печати, а по типу печатной формы, т.е. в начале печатаются все УПД, потом все Счета на оплату и т.д. Что приводит к трате времени на разбор и укомплектацию документов

Решение:

• Использование типового функционала конфигурации - добавление дополнительного реквизита Водитель в Заказ Клиента.

Само по себе рабочее место Накладные к оформлению практически идеальный вариант для данной компании. Необходим был какой-то отбор, желательно по водителю, либо по номеру задания на перевозку. Этот отбор позволил бы быстро оставить на экране у специалиста по выписке документов только нужные в данный момент Заказы. Удобнее было бы сделать отбор по номеру задания на перевозку, т.к. чисто теоретически один водитель может за один день делать несколько рейсов. Но если делать такой отбор, в списке могут оказаться лишние заказы, что приведет к ошибкам, а вот номер задания на перевозку уникален. Но Клиенту удобнее видеть в Заказах именно Водителя, т.к. на этом реквизите завязано еще несколько бизнес-процессов, так что было решено оставить именно его. А проблему с несколькими рейсами оставили на совесть логистов - вторые рейсы просто-напросто формируются исключительно по мере необходимости и шанс ошибки в таком случае минимален.

Итак, теперь у нас был реквизит для для отбора, но его необходимо заполнять значениями. Для этого была разработана простейшая обработка. Логист в Задании на перевозку заполняет Водителя, далее нажимает соответствующую кнопку и данное физ. лицо проставляется во все связанные Заказы Клиентов. Чем хороши дополнительные реквизиты, так это тем, что их можно вывести практически в любом списке что мы и сделали.



Это дало возможность специалистам отдела выписки документов легко находить нужные Заказы Клиентов, а после, также в пару кликов, создавать Реализации.

Дополнительным бонусом стала возможность в любой момент без усилий найти кто из водителей доставлял тот или иной заказ, если возникли какие-либо вопросы (ранее требовалось через структуру подчиненности искать задание на перевозку и уже там смотреть водителя). Кроме того существует возможность выводить водителя в различные отчеты.

• Решением проблемы с печатью стала разработка Расширения для печати. Данное расширение берет установленные комплекты печати, настроенные для Клиентов и выводит их на печать именно комплектами. Причем сделано оно так, чтобы не было необходимости выделять документы. После создания реализаций открывается форма созданных документов после чего нажимается одна кнопка и все красиво распечатывается.

Таким образом, проблемы, возникающие из-за ограничений типовой конфигурации были решены с помощью административных ресурсов и нескольких часов работы программиста, причем без вмешательства в код самой программы, а внешними обработками и расширениями.

Специалисты компании "Легасофт" помогут Вам выбрать необходимое программное обеспечение и современное торговое оборудование, которое будет отвечать всем потребностям Вашего бизнеса. Торговая автоматизация помогает вести учет и контроль товара, гарантирует улучшение уровня обслуживания покупателей и повышает скорость работы персонала!

Чтобы получить бесплатную консультацию по автоматизации своего бизнеса Вы можете пообщаться с нашими специалистами в офисе компании или позвонив по телефону: +7 (4812) 70-01-02.