Инструкция по импорту файлов от поставщика в «Декларант-Алко»

Одним из методов управления и контроля органами государственной власти изготовления, движения и реализации алкогольной продукции является сдача предпринимателями алкогольных деклараций. Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР) требует своевременную передачу актуальной и корректной информации о движении алкоголя, и чтобы подготовка и сдача деклараций не отнимала много нервов и сил, необходимо заранее проработать стратегию учёта продукции.

Если вы используете для подготовки алкогольных деклараций программу «Декларант-Алко», и ваш поставщик присылает вам файлы для импорта данных в 11 и 12 формы декларации, а также в справочник контрагентов, то дальнейшая инструкция поможет избежать ошибок при их загрузке в ваши базы данных и сократить время подготовки деклараций.

При подготовке к проверке деклараций убедитесь, что Вы используете актуальную версию программы. Версию установленного «Декларант-Алко» можно увидеть при запуске программы в левом верхнем углу окна:

Рис. 1

Рекомендуется проверять наличие новых версий программы как можно чаще, чтобы избежать сложностей в формировании деклараций. Номер актуального релиза, файл для обновления и инструкцию вы сможете найти по ссылке.

После того, как вы убедились, что дальнейшая работа будет проведена в программе актуальной версии, важно убедиться в корректности присланных файлов. Для этого перейдите по ссылке в меню Декларации > Проверка формата XML:

Рис. 2

После этого откроется окно, где вы сможете загрузить файл, необходимый для проверки. Программа проверит корректность заполнения документа и при наличии ошибок, укажет на проблемные строки.

Чтобы приступить к проверке, в поле «Выберите файл» укажите путь к файлу, полученному вами от поставщика. Автоматически будет подобран список только xml-файлов, что делает использование программы более удобным:

Рис. 3

Если вы выбрали файл с информацией об отгрузках в течение отчетного квартала, то в поле «Тип декларации» необходимо выбрать «Импорт декларации 11» для файла с алкогольной продукцией или «Импорт декларации 12» для файла с данными по отгрузкам пива.

Для проверки файла с информацией о контрагентах в поле «Тип декларации» необходимо выбрать «Импорт контрагентов»:

Рис. 4

Обратите внимание на обязательность корректного выбора типа декларации. Даже если проверяемый вами файл сам по себе сформирован правильно и не содержит ошибок, то в случае неверно указанного типа система выдаст предупреждения вида:

«В строке №2 Атрибут "ВерсФорм" недействителен: значение "4.32" недействительно с зрения его типа данных "String" — Сбой ограничения Enumeration.
В строке №3 Элемент "Файл" имеет недопустимый дочерний элемент "Документ". Список ожидаемых элементов: "ФормаОтч".»

Часто при проверке импорта 11 формы декларации пользователи указывают в типе «Декларация об объемах розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции», что неправильно, так в присланном поставщиком документе содержится только часть декларации, и в «Декларант-Алко» для проверки подобного вида файлов должен указываться «Импорт деклараций 11».

Поэтому, если вы видите вышеуказанные предупреждения, перепроверьте выбранный для проверки тип декларации, а также номер формата, актуальный на момент проверки декларации.

Однако номер формата для сдачи декларации может не совпадать с форматом присланных файлов. Зачастую это не критично, и файлы, которые проходят проверку хотя бы одного из формата (например, 4.31) позволяют корректно загружать данные в декларацию.

Если же все форматы при проверке вызывают ошибки, значит необходимо либо исправить файлы самостоятельно вручную, либо обратиться к поставщику.

Какие ошибки возникают наиболее часто при импорте файлов от поставщика?

Самостоятельное исправление ошибок происходит непосредственно в XML-файле, присланном поставщиком, поэтому для удобной работы с ним рекомендуется редактор Notepad++ .

Можно также открывать документы в блокноте, однако в нём отсутствует нумерация строк, и чем больше файл, тем сложнее будет отыскать некорректный элемент кода.

Далее на конкретных примерах будет объяснено, как работать с редактором Notepad++.

При проверке файлов для импорта в 11 и 12 формы деклараций, а также файла со списком поставщиков может возникнуть подобная ошибка:

В строке №5 Атрибут "INN" недействителен: значение "8822020117 " недействительно с зрения его типа данных "ИННЮЛТип" — Сбой ограничения Pattern.
Или
В строке №5 Атрибут "KPP" недействителен: значение "50190200" недействительно с зрения его типа данных "КППТип" — Сбой ограничения Pattern.

В данном случае необходимо проверить корректность заполнения реквизитов контрагентов. Нужно обратить внимание на наличие лишних пробелов или иных символов, а также убедиться, что длина заполненного поля ИНН составляет 10 знаков, а КПП — 9 знаков.

На скриншоте представлен файл декларации, открытый в редакторе Notepad++. Как и указано в тексте сообщения, ошибка локализуется в строке 5:

Рис. 5

В данном примере видно, что в поле ИНН присутствует лишний пробел, который добавляет лишний символ и делает запись некорректной, а в поле КПП наоборот не хватает еще одного знака.

Кроме того, достаточно часто возникает следующая ошибка:

В строке №4 Атрибут "П000000000003" недействителен: значение "500" недействительно с зрения его типа данных "String" — Сбой ограничения Enumeration.

Подобное сообщение показывает, что в файле имеется оборот, не соответствующий типу декларации.

В данной ситуации это предупреждение относится к коду продукции 500 («Пиво с содержанием объемной доли этилового спирта свыше 0,5% и до 8,6% включительно»). Если ошибка появилась при проверке 11 формы декларации, в которую по какой-то причине попали пивные напитки (пивные напитки, сидр, медовуха и пуаре отображаются в 12 форме декларации – приказ от 06 мая 2014 № 129), то необходимо обратиться к поставщику, либо исправить ошибку самостоятельно, если у вас имеется достаточно информации для этого.

Также при проверке может появиться такая ошибка:

В строке № Элемент "СведПроизвИмпорт" имеет недопустимый дочерний элемент "СведПроизвИмпорт". Список ожидаемых элементов: "Поставщик, Движение"
или
В строке № Элемент "Оборот" имеет недопустимый дочерний элемент "Оборот". Список ожидаемых элементов: "СведПроизвИмпорт".

Подобное может возникнуть в том случае, если версия используемого Декларант-Алко устарела. Необходимо скачать актуальный релиз и продолжить проверку уже в нём.

При загрузке файла со списком поставщиков программа можем выдать предупреждение:

В строке №2 Элемент "Справочники" не объявлен.

Такая ошибка — сигнал того, что указан неверный тип декларации. В данном случае нужно выбирать тип «Импорт контрагентов», после чего ошибка исчезнет.

При возникновении следующей ошибки:

В строке №8 Элемент "КодРегион" недействителен: значение "" недействительно с точки зрения его типа данных "CCРФТип" — Сбой ограничения Pattern.

Необходимо убедиться, что корректно заполнен адрес поставщика.

Таким образом вы сможете самостоятельно выявить и в большинстве случаев устранить ошибки и своевременно сдать декларацию в контролирующие органы, избавив себя от головной боли на весь последующий квартал.