Автоматизация производства ритуальных памятников
Истинная суть автоматизации – это не просто оцифровка бизнес-процессов, но и их оптимизация и максимальная замена на алгоритмы, не требующие вмешательства пользователя. Именно с таким ожиданием к нам обратился руководитель одной из крупнейших компаний, занимающейся производством ритуальных памятников в городе Смоленске.
Задачи автоматизации
Компания уже имела несколько торговых точек, и в летне-осенний период количество заказов на изготовление памятников не оставляло ресурсов на бумажную волокиту. С этим нужно было срочно что-то делать, иначе неточности учета грозили поставить под удар возможность бесперебойного производства.
Пообщавшись с сотрудниками компании-заказчика, мы выяснили много особенностей как учета, так и выпуска, с которыми ранее сталкиваться нам не приходилось.
Но и задачи, поставленные перед нами, были далеко не тривиальные. Вот примеры нескольких из них, которые мы выделили в качестве основных.
-
Автоматическое заполнение бланка-договора с детальным описанием заказанного памятника
-
Реализация расчета цены для комплекта характеристик, исходя из установленной цены для каждой характеристики отдельно
-
Резервирование материалов для конечного изделия, а также автоматический выпуск при изменении статуса заказа.
-
Расчет заработной платы, исходя из количества выполненных операций, а не их продолжительности.
Было понятно, что типовая 1С:УНФ, которая была принята за основу, не позволит столь гибко использовать типовые документы и справочники. Нужно было придумывать что-то совсем иное, не поломав, при этом, типовой функционал уже купленной программы.
Автоматическое заполнение бланка-договора
Поскольку сезон, благоприятный для заказа и установки памятника уже был виден на горизонте, было принято решение начать с бланка-заказа и освободить оператора хотя бы от ручного его заполнения с необходимостью дублирования информации в учетной системе. Иначе говоря, бланк-заказ должен был печататься сразу из программы. Это бы ускорило прием заказа, и клиент уже бы смог оценить определенный эффект от вложений. Остальные работы решили делать по мере возможности.
Самое интересное началось, когда мы детально изучили печатную форму бланк-заказа. Помимо ожидаемой информации о заказчике, сроках изготовления памятника, подробного расчета стоимости работ, на бланк должна была попадать информация о рисунках, надписях и работах, которые могли быть выполнены на лицевой, боковой и любой другой поверхности стелы, цветника или надгробия. При этом информация о месте расположения должна была автоматически попасть в нужную группу с описанием той или иной части памятника без дополнительных настроек. На бланке также должна выводиться фотография выбранной модели, которая была привязана к характеристике, а никак ни к самой карточке номенклатуры.
Если с данными о заказчике и прочими типовыми параметрами УНФ справилась как всегда отлично, то с описанием работ пришлось поколдовать.
Бланк-заказ памятника
Мы решили создать для каждой части памятника свой вид номенклатуры. Это позволило нам разделить характеристики и избежать путаницы. Для каждого вида была своя система ценообразования и свой набор «дополнительных функций».
Чтоб решить проблему с размещением информации на сторонах стелы, добавили одноименный дополнительный реквизит, в котором пользователь мог разово выбрать, где именно данный элемент декора или эпиграмма будет располагаться. В дальнейшем повторять установку не требовалось.
Сложнее оказалось привязать фотографию к модели стелы, чтоб она выводилась на бланке после выбора характеристики номенклатуры. Без лишних движений и вероятности ошибки.
Квалификация наших программистов позволила добавить к значениям характеристики номенклатуры возможность загрузить и картинку. Это был прорыв. Теперь заказчик мог сразу увидеть, что именно ему ожидать после производства. Вопрос с разницей ожиданий производителя и его клиента был решен. А вот ожидания нашего клиента мы только начинали оправдывать.
Расчет цены для комплекта характеристик
Поскольку бланк с описанием был еще и договором, в нем должны были фигурировать цены и итоговая стоимость заказа. Нетипичным в этом вопросе было следующее. Прайс представлял из себя большую таблицу с картинками и ценами. Базовая цена стелы, к примеру, зависела от размера плиты и типа полировки. А к этой цене уже добавлялись форма и дополнительные опции (эпиграмма, картинка и т.д.). И вот тут привычная нам система ценообразования дала сбой. Ни одна программа на тот момент не позволяла установить цены отдельно для характеристик, а потом вывести сумму для их комбинации. А нам это край как было нужно. «Нужно, значит, будет», решили мы и придумали наш первый «калькулятор».
Выбираем размер и полировку памятника
Выбираем форму памятника
Видим окончательную цену выбранной стелы
Для начала в программу был введен новый регистр, который позволил установить отдельно цены для характеристик «Размер+полировка» и отдельно для «Формы». Несмотря на то, что цены менялись не очень часто, необходимость вносить в два раза больше информации клиента не радовала. Для удобства мы написали обработку, позволившую увеличить или уменьшить цены на определенную дату или период на процент. Также отдельные позиции можно были изменить руками. Сотрудники выдохнули и стали ждать окончание разработки.
По итогу они получили новое «окно», которое вызвалось из заказа покупателя в момент подбора характеристик. Теперь оператор сразу мог сказать, сколько будет стоить комплект, выбрав те или иные параметры.
Толстые тетради с прайсами можно было смело отложить и начать печатать бланк-заказы в программе. Быстро и надежно.
Резервирование материалов
Окрыленные результатом, мы оперативно перешли к следующему этапу – производство. Ведь заказы, которые вот-вот должны были начать вводится в программу должны быстро обрабатываться, иначе потом с этим объемом было бы справиться куда сложнее.
Здесь задача была следующая. Плиты поступают только с двумя параметрами: размер и полировка. А стела имеет кроме этих параметров еще и форму. По сути, приобретение формы и переводит гранитную плиту в ранг стелы. Плиты бывают только с одной или двухсторонней полировкой. А стелы могут иметь полировку с трех, четырех и даже пяти сторон. Зная эту информацию, необходимо было обеспечить резервирования имеющихся плит, а также вновь поступивших под уже введенные заказы без участия пользователя.
Для решения добавили регистр учета сопоставления характеристик и их потребностей. В нем указывалось, для каких параметров стелы, подходили те или иные параметры плиты. Аналог типовой спецификации, только более гибкий и в форме регистра. При проведении документа Заказ клиента обработка проверяла характеристики номенклатуры в заказе, а также на остатках. Обратившись к регистру, к примеру, программа бронировала для стелы размера 100 на 60, с трехсторонней полировкой, формой СОЦ-13 плиту размера 100 или 120, с односторонней или двусторонней полировкой в зависимости от наличия. Если ни одной подходящей плиты не было, данные записывались в потребность, которая закрывалась в момент проведения документа Поступление товаров. Все данные можно было вывести в отчет.
В итоге клиент получил систему, самостоятельно отслеживающую остатки, а также дающую информацию к заказу исходя из сложного набора характеристик.
Предварительное резервирование материалов позволило перейти к следующему шагу: выпуск.
Производство
Преобладающее большинство сотрудников компании (кроме операторов и бухгалтерии) были техническими специалистами, художниками. Они были настоящими профессионалами своего дела, но вот работать в программе отказывались на отрез.
Факт выпуска и списания материалов нужно было как-то все же отражать. Еще документ?! Еще несколько документов… К такому наш клиент готов не был. Их оформлять просто было некому. Но решение было найдено.
Производство и оператор обменивались информацией через некий отчет. При передаче заказа в производство готовился список стел и других частей с нужными параметрами, а при выполнении список возвращали с отметками. Этот алгоритм мы и переняли. Когда сотрудник передавал заказ, он выбирал несколько документов, обработка меняла у них статут на «Передано в производство», а на печать выходил бланк с подробной информацией об объеме работ и данных заказа для производства.
После возвращении списка из производства, оператор выбирал нужные заказы, обработка проставляла статус «Произведено», а программа формировала документ «Производство по заказу», списывая забронированные ранее материалы. Так количество операций, выполняемых оператором, было сведено к минимуму.
Только вот человеческий фактор сыграл с нами злую шутку. Операторы начали активно меняться. Некоторая сезонность работы и повышенная эмоциональная нагрузка не позволяли сотрудникам клиента долго задерживаться на данном месте. При смене персонала обучение приходилось начинать вновь и вновь. Иногда с самых азов работы с компьютером, что уж говорить о программе учета, даже самом оптимизированной, по нашему мнению.
На определенный период заказчик даже приостановил работу в программе, вернувшись к бумажным документам, потеряв надежду в полной мере запустить проект. Новых сотрудников приходилось вводить в специфику сферы деятельности компании в первую очередь, а потом уже рассказывать, как все это отразить в программе.
Вопрос с расчетом заработной оплаты, к сожалению, так и остался смоделирован только в учебной базе, а новую жизнь после запуска в базе данного клиента так и не получил. Но мы все еще надеемся на продуктивное дальнейшее сотрудничество.
Результаты автоматизации
По итогам проекта были реализованы ключевые потребности клиента в части приема заказа и выпуска. Получилось минимизировать число «касаний» пользователя программы, обеспечив полное отражение производственного цикла.
Данный проект стал отличной школой и для наших сотрудников. Идеи, которые зародились там еще неоднократно применялись в уже более масштабных проектах, позволив отполировать полученные знания и получить еще несколько довольных постоянных клиентов.
Хотите также?
Специалисты компании "Легасофт" помогут Вам выбрать необходимое программное обеспечение и современное торговое оборудование, которое будет отвечать всем потребностям Вашего бизнеса. Торговая автоматизация помогает вести учет и контроль товара, гарантирует улучшение уровня обслуживания покупателей и повышает скорость работы персонала! Чтобы получить бесплатную консультацию по автоматизации своего бизнеса Вы можете пообщаться с нашими специалистами в офисе компании или позвонив по телефону: 8-800-707-01-02.
Мне нужна автоматизацияНаш специалист

Специалист по зарплате и кадрам, бухгалтерскому и налоговому учету, учету НДС и налога на прибыль.
Чем мы можем быть вам полезны?

Продаем ПО: на базе 1С и не только.

Автоматизация бизнеса: продаем и устанавливаем оборудование для торговли.

Обслуживаем онлайн-кассы: продаем и ремонтируем Эвотор и АТОЛ.
- Комментарии