Открывая магазин, собственник в первую очередь справедливо думает о его автоматизации. Вопрос о бухгалтерском учете уходит на второй, а то и третий план, становясь головной болью уже бухгалтера, которому предстоит запустить его в функционирующем розничном магазине. Самым логичным решением в этом случае становится настройка синхронизации между конфигурациями 1С: Розница и 1С:Бухгалтерия. Это позволит бухгалтеру оперативно получать достоверную информацию о положении дел в магазине, а также своевременно подготовить и сдать регламентированную отчетность.

Идеальной является ситуация, когда синхронизация проходит между базами, в одной из которых учет еще не ведется, иными словами она является чистой. Тогда, все справочники (номенклатура, склады, контрагенты) будут перенесены в чистую базу, что минимизирует вероятность появления дублей в этих справочниках в результате синхронизации. Однако, если до автоматизации учет велся автономно в обеих программах, при настройке синхронизации будет предложено вручную сопоставить позиции справочников, фиксируя соответствие в обеих программах. Все несопоставленные позиции будут скопированы в ту базу, где данного наименования не было. Вероятность появления дублей в справочниках, в этом случае, уже зависит от того, насколько точно и полно будет проведено ручное сопоставление позиций.

После того, как бухгалтер определился с тем, какие базы будут участвовать в синхронизации, необходимо более подробно обратиться к самому учету.

Первое и самое главное, с чем сталкивается бухгалтер при настройке учетной политики, это выбор способа оценки товаров в рознице. Поскольку мы говорим о синхронизации с конфигурацией 1С:Розница, то по умолчанию считаем, что магазин автоматизирован. Этот вывод делаем из того, что основным критерием автоматизации для бухгалтерского учета является возможность программным способом или вручную формировать документ Отчет о розничных продажах ежедневно и выводить остатки на любой момент времени, не проводя инвентаризацию. Именно это и позволяет с легкостью делать 1С:Розница. Таким образом, автоматизированная торговая точка (АТТ) позволяет бухгалтеру выбирать, как будет осуществляться учет товаров на складах розничного магазина: по продажным или покупным ценам. Оба способа имеют свои достоинства и недостатки, однако, следует отметить, что учет по покупным ценам возможен только в магазине, где ведется натурально-стоимостной учет товаров. Иными словами, по наименованиям.

Наиболее привычным для опытных бухгалтеров является учет в продажных ценах. Этот вариант являлся классическим для розничной торговли много лет. В неавтоматизированных торговых точках (НТТ), когда невозможно было поставить на учет каждую упаковку печенья или палку колбасы, бухгалтер осуществлял стоимостной учет товара, анализируя продажи и остатки в ценах, по которым планировалось данный товар продать в будущем. Торговая наценка при этой системе формировалась на 42 счете «Торговая наценка».

После утверждения способа оценки товаров в программу 1С:Розница вводятся документы поступления, установки цен номенклатуры, отчеты о розничных продажах, списания и оприходования. Тут же проводится инвентаризация товаров при необходимости. Все эти документы при синхронизации переносятся в бухгалтерию. И в этот момент могут возникнуть первые трудности. Во-первых, учет всех остатков в бухгалтерии должен осуществляться по одной цене. Иными словами, если на складе было 10 упаковок печенья по 50 рублей, а из Розницы получены документы, в которых сказано, что пришло еще 3 пачки такого же печенья, но с ценой уже 60 рублей, то пока не будет проведена переоценка всего остатка на 41 счете по 60 рублей, программа будет выдавать ошибку: «Розничная цена товара не равна учетной цене» (см. рис. 1)

Рисунок 1

Это связано с тем, что программа определяет стоимостную оценку остатков по конкретной номенклатурной позиции и делит эту сумму на количество, вычисляя так называемую учетную цену. В нашем примере стоимость остатков до ввода документа поступление по оборотно-сальдовой ведомости составляла 500 руб. Количество товара с учетом поступивших – 10 шт. Таким образом, учетная цена товара 50 руб. Далее документом установки цен была введена новая цена 60 руб. (Рис.2)

Рисунок 2

В результате этой операции программа предполагает, что весь товар по данной номенклатурной позиции будет учтен по 60 руб. и при проведении документа поступления товара программа вычислит учетную цену товара понимая, что она не равна ожидаемой в 60 руб. Для исправления этой ситуации при синхронизации автоматически переносится документ переоценки товара (Рис. 3).

Рисунок 3

В результате этой операции все товары в остатке по данной позиции будут оценены по 60 руб. (См. рис. 4), что позволит провести последующие документы поступления.

Рисунок 4

Потребность проведения переоценки не будет возникать до тех пор, пока не будет введен новый документ установки цен.

Сложность состоит в том, что в Рознице документ установки цен создается на основании документа поступления и проводится на 1 секунду раньше документа основания. Однако происходит это только при введении документов последовательно, а не «задним числом». Если цены устанавливаются на следующий или через несколько дней, то программа проведет документы не скорректировав время. В этом случае, после синхронизации в бухгалтерии поступление вовсе не увидит документ установки цен и выдаст другую ошибку: «Розничная цена товара не установлена» (Рис. 5)

Для ее исправления нужно будет найти документ установки цен, предшествующий документу поступления и изменить время, указав его ранее поступления.

Иначе говоря, последовательность введения документов в Рознице и Бухгалтерии отличаются. В Рознице сначала вводится поступление, а на его основании вводится документ установки цен. А вот Бухгалтерия ждет иную последовательность: поступление не может быть проведено ранее документа установки цен и переоценки.

То есть очень важно правильно и своевременно вносить документы в Рознице для их корректного переноса и проведения в Бухгалтерии.

Рисунок 5

Другим важным вопросом при синхронизации и оценке товаров по продажным ценам является идентичность остатков на складах в Рознице и Бухгалтерии. Это важно для документа переоценки. При синхронизации и соответствующих настройках в Рознице, данный документ будет формироваться автоматически при синхронизации и переносится вместе с остальными. Однако подтягивать он будет остатки по данным учета в исходной базе, то есть Розницы. Если остатки совпадают, то проблем при проведении документов поступления не возникнет. Однако, очень часто бывает, что какие-то документы проводятся или исправляются задним числом. В этом случае остатки в программах могут не совпадать, что приведет к необходимости корректировать документ переоценки в соответствии с остатками в Бухгалтерии. Также, если все документы уже исправлены и проведены, в случае ввода какого-то забытого поступления или списания в Рознице, перепровести поступления в Бухгалтерии уже не выйдет, не проведя соответствующие корректировки документа Переоценка.

Также ситуация обстоит с продажами товара в Рознице «в минус». В этом случае, Бухгалтерия просто не сможет провести переоценку остатков до тех пор, пока они не станут положительными. Соответственно, за этот период документы поступления провести не получится.

Таким образом, можно сделать вывод, что учет по продажным ценам в условиях синхронизации конфигураций 1С:Розница и 1С:Бухгалтерия реализован, однако требует абсолютную идентичность остатков и своевременный и точный ввод данных. Кроме того, как видно, при этой системе учет в конфигурации 1С:Бухгалтерия практически полностью дублирует учет в 1С:Рознице. Способ оценки товаров по продажной стоимости подходит для автономной работы бухгалтерии без доступа бухгалтера к данным в программе 1С:Розница, т.к. все аналитические отчеты в условиях синхронизации программ логичнее получать оттуда.

Так, одна из основных потребностей бухгалтера, оправдывающая необходимость учета через 42 счет, стоимостная оценка склада, может быть удовлетворена с помощью отчета Оценка слада (в розничных ценах) в конфигурации 1С:Розница (Рис. 6).

Кроме того, разные вариации данного отчета позволяют получить и другие данные, ранее не доступные: Оценка склада (в ценах по виду цены), товарный отчет ТОРГ-29, остатки на складах, движение с группировкой по складам и многие другие.

Рисунок 6

Таким образом, становится очевидно, что необходимости дублировать все документы из Розницы в Бухгалтерию для получения информации о состоянии остатков, их стоимости и движении совершенно нет. И в этот момент стоит вспомнить о втором способе оценки товаров в рознице – по покупным ценам. Именно этот способ является предпочтительным для учета в условиях синхронизации.

При учете по покупным ценам в 1С:Бухгалтерию переносится только документы, формирующие движения остатков товаров и денежных средств, т.е. приходные и расходные накладные, отчеты о розничных продажах, списания и оприходования. Необходимости устанавливать цены и проводить переоценки в этом случае нет. Эта система влечет за собой минимальное количество ошибок при проведении документов и избегает дублирования операций в двух учетных системах, что снижает трудоемкость учета и повышает производительность сотрудников бухгалтерии, позволив направить основные силы на другие аспекты учета (например, на регламентированную отчетность).

Каждый бухгалтер определяет для себя предпочтительный способ учета в соответствии с политикой организации и ее деятельностью, но современные технологии позволяют нам облегчить работу, передать ее в ведение программных продуктов. Счастливые обладатели синхронизированной пары конфигураций 1С:Розница и 1С:Бухгалтерия получают возможности учета, недоступные программам обособленно. Однако только правильное распределение функций по ведению учета между ними позволит в полной мере ощутить пользу от подобной синхронизации, не выполняя работу дважды. Поэтому, если планируется использование программ в паре, мы рекомендуем выбирать способ оценки товаров в рознице по покупным ценам, т.к. всю необходимую аналитику и общие отчеты легко получить из данных в конфигурации 1С:Розница, а учет в 1С:Бухгалтерии будет направлен на подготовку и сдачу регламентированной отчетности. Именно эта схема позволит рационально использовать как трудовые, так и программные ресурсы, а всем участникам учетного процесса получать удовольствие от своей работы, используя рабочее время рационально.