ВетИС: работа с ветеринарно-сопроводительными документами (ВСД) в системе ФГИС Меркурий

Что если сопроводительные документы не были оформлены вообще? Или же наоборот погашены слишком рано? Как избежать штрафов при работе с ВетИС?

08.02.2022

// Разное

Работа с системой ФГИС «Меркурий» требует крайне ответственного подхода. Казалось бы что сложного: принимай или отправляй продукцию, не забывай оформить сопроводительный документ и все. Но так ли все просто на самом деле? Роспотребнадзор все больше ужесточает правила, все больше новых штрафов за нарушения. Необходимо быть готовым к внештатным ситуациям. Что если сопроводительные документы не были оформлены вообще? Или же наоборот погашены слишком рано? Как избежать штрафов?

Преждевременное гашение документов, как и отправка продукции без ВСД, противоречит логике ветеринарного контроля через ФГИС «Меркурий». Каждая партия отправленной или полученной продукции должна сопровождаться оформленными точно в срок ветеринарными документами. Если погасить ВСД заранее, до получения груза, можно столкнуться со сложностями при возврате продукции или ее части, исправить каким-либо образом или аннулировать погашенный документ нельзя. Если же на пути машине посчастливится встретить проверку, то такой рейс будет остановлен до тех пор, пока не будут оформлены новые ВСД.

Если все же по какой-то причине вы погасили ВСД заранее, то рекомендуем поступить следующим образом. Получатель должен оформить обратный ВСД для поставщика. В поле «Особые отметки» укажите, что транзакция проводится в связи с ошибочно погашенными документами. Поставщик должен погасить поступивший ВСД и оформить новый для получателя. В поле «Особые отметки» пропишите, что данный документ создан взамен предыдущего, ошибочно подтвержденного.

Аналогичная ситуация и с уже принятой/отправленной продукцией, но без оформленных ВСД. Приняв такую продукцию, вы не сможете ее реализовать до тех пор, пока в системе не будут оформлены и погашены документы. Если при перевозке такой продукции машина будет остановлена для проверки, продолжить свой маршрут она сможет только после оформления ВСД.

Необходимо ответственно относиться к работе с ВСД как самим хозяйствующим субъектам, так и лицам, уполномоченным гасить документы. Работу в «Меркурий» можно назвать командной. От того, насколько правильно и ответственно ваш партнер заполняет документы, зависит то, сколько времени вы потратите на работу в системе, а значит и ваша прибыль, ведь за ошибки в оформлении ВСД или несвоевременное их оформление можно получить штраф. Никогда не выбирайте непроверенного и сомнительного поставщика, погнавшись за низкой ценой. Это один из важнейших факторов, на котором не стоит экономить. Постарайтесь узнать, работает ли ваш будущий партнер с системой «Меркурий», насколько ответственно он подходит к оформлению ВСД. Обратите внимание насколько быстро партнер предоставляет обратную связь на ваши запросы. Если поставщик достаточно долго отвечает вам ещё на этапе согласования и закупки, подумайте: сможете ли вы добиться от него, например, аннулирования ВСД за 24 часа в случае форс-мажора? Помните, что если с момента отправки ошибочного оформленного документа пройдёт больше суток, то несвоевременно погашенный ВСД это уже ваша проблема.

В настоящее время нужно непросто гасить ветеринарно-сопроводительные документы точно в срок, но и не допускать ошибки при его оформлении. Рассмотрим самые распространённые ошибки при оформлении ВСД во ФГИС Меркурий.

1. Несоблюдение сроков гашения ВСД.

Самой большой процент штрафов приходится на несоблюдение сроков при гашении ВСД. Правило только одно: на все у вас есть ровно 24 часа, чтобы перепроверить документы и погасить их. Система не знает жалости и оправданий в виде больничных, отпусков, невнимательности. Доступ к системе должен быть у нескольких взаимозаменяемых сотрудников одновременно.

2. Нельзя гасить ВСД на продукцию, которая не была принята физически.

В «Меркурий» вы можете получить ВСД от кого угодно. В системе не предусмотрен контроль отправки и получения документов только своим партнерам. Внимательно проверяйте, сотрудничаете ли вы с поставщиком, который отправляет вам ВСД. Часто бывает, что документы отправляют ошибочно и проверенные партнеры просто перепутав вас с другим клиентом. При таких обстоятельствах попросите вашего поставщика аннулировать ВСД. Если, так сложилось, что вы всё же погасили ошибочные документы, свяжитесь с партнером и оформите возвратный ВСД.

3. Некорректное оформление документов.

Вся информация должна быть внесена в форму документов правильно. Настаивайте, требуйте от своих партнеров аккуратного и ответственного заполнения всех документов: неприемлемо, чтобы в обязательных для заполнения полях стоял прочерк. С особым вниманием проверьте коэффициенты при переводе единиц измерения. Из-за таких, казалось бы, маленьких ошибок могут возникнуть серьезные проблемы с ведением остатков в системе, они будут отражаться некорректно. На поиск и исправление чужих ошибок вам потребуется потратить свое драгоценное время.

4. Отгрузка «просрочки».

Есть в «Меркурий» и несовершенства: система допускает оформление сопроводительных документов на продукцию с истёкшим сроком годности. Не гасите эВСД, если заметили, что срок годности продуктов подошел к концу. Уточните у своего партнера, по какой причине он отправил вам просрочку. Аннулируйте ВСД или сделайте возврат, не забыв указать причину. Какая бы ошибка не была, намеренная или нет- это только ваше время и деньги. Пока это не является грубым нарушением, штрафов не будет. Но не стоит оставлять подобные отгрузки без внимания, так как Роспотребнадзор постоянно ужесточает требования к оформлению документов.

Нужна помощь с работой с ФГИС "Меркурий" в программах 1С?

Специалисты компании "Легасофт" помогут Вам выбрать необходимое программное обеспечение и современное торговое оборудование, которое будет отвечать всем потребностям Вашего бизнеса. Торговая автоматизация помогает вести учет и контроль товара, гарантирует улучшение уровня обслуживания покупателей и повышает скорость работы персонала! Чтобы получить бесплатную консультацию по автоматизации своего бизнеса Вы можете пообщаться с нашими специалистами в офисе компании или позвонив по телефону: 8-800-707-01-02.

Мне нужна консультация