Партнёры и контрагенты в «1С: Управление Торговлей 11». Ведение взаиморасчетов с торговой сетью и холдингом.

В программе «1С: Управление Торговлей 11.3» имеется возможность разделять управленческую и регламентированную деятельность, и эта тенденция поддерживается в и на уровне ведения НСИ. А именно — доступна функция раздельного ведения партнеров и контрагентов, что позволяет разнести оперативную и бухгалтерскую информацию по участникам бизнес-взаимодействий.

Понятие «Партнёр» более обширное, чем «контрагент», и в программе может отражаться как компанией, так и частным лицом, участвуя при этом непосредственно в управленческом учёте.

Если в справочнике партнеров хранятся данные именно о субъектах, с которыми ведутся какие-либо деловые отношения, то в справочнике контрагентов информация более формализована: сюда вводятся сведения о юридических лицах, с которыми ведётся регламентированный учёт. При этом сама система не ограничивает взаимосвязи контрагентов и партнёров, позволяя их заводить в произвольном соотношении «многие ко многим».

В настройках CRM и маркетинга доступна опция независимого ведения партнеров и контрагентов, при включении которой в базе происходит разделение партнёров и контрагентов.

В чём же практическая польза от такого разделения справочников?

Представьте, что, ваш клиент — это работающая от трёх юридических лиц группа компаний, имеющая несколько торговых точек, с каждой из которых необходимо вести взаиморасчеты. И сложные структуры предприятий, подобные этой, можно выстроить в базе, используя механизм отдельного ведения партнеров и контрагентов.

Но данная настройка удобна не только в оптимизации хранения сведений о клиенте, она также позволяет оформлять взаиморасчеты при работе с торговыми сетями и группами компаний.

Рассмотрим подробнее, как в «1С: Управлении Торговлей 11.3» отразить операции взаиморасчетов с клиентами, имеющими разветвленную структуру предприятия.

Группа компаний может состоять из нескольких юридических лиц или ИП, поэтому взаиморасчеты могут вестись как по предприятию в целом, так и по каждому юридическому лицу, входящему в холдинг.

Как правильно в таком случае ввести в базу информацию о партнере?

Представим, что наша организация занимается торговой деятельностью, и одним из клиентов является группа компаний «Лесной мир», в состав которой входят два юридических лица: ООО «Березка» и ИП «Дубов Геннадий Петрович».

Структура представления такой группы компаний будет отражаться в базе следующим образом: группа компаний «Лесной мир» — партнёр, ООО «Березка» и ИП «Дубов Геннадий Петрович» — контрагенты.

Чтобы отразить их в системе, необходимо в первую очередь создать партнера «Лесной мир». Для этого в разделе Продажи > Клиенты нужно нажать кнопку «Создать». Введем публичное наименование партнера:

Затем нажмём кнопку «Далее» и на следующей странице укажем тип взаимоотношений «Клиент».

После создания партнера необходимо добавить связанных с ним контрагентов. Для этого в карточке партнера перейдём в раздел Контрагенты и создадим новых. В нашем случае это будут контрагенты ООО «Березка» и ИП «Дубов Геннадий Петрович». При создании обязательно указываем партнера «Лесной мир».

Теперь, когда мы отразили в базе структуру холдинга, можно приступать к осуществлению торговых взаимодействий.

Представим, что мы продали товар клиенту «Лесной мир», при этом сама реализация была оформлены на двух его контрагентов.

Чтобы отразить эти операции в системе, необходимо создать два документа реализации. В поле Клиент укажем саму группу компаний «Лесной мир», затем выбираем первого контрагента. Чтобы в списке контрагентов при отборе оставались только те контрагенты, которые относятся к указанному партнеру, нужно установить галочку «По клиенту «Группа компаний Лесной Мир»:

Создаем второй документ реализации на контрагента «Березка»:

Таким образом у компании «Лесной мир» возник перед нами долг, который она частично погашает через контрагента ИП «Дубов Геннадий Петрович».

Отразим это в системе созданием на основании документа «Поступление безналичных денежных средств». При этом на вкладке Основное в поле Плательщик автоматически подставится контрагент ИП «Дубов Геннадий Петрович», а на вкладке Расшифровка платежа в графе Покупатель отразится партнер «Лесной мир».

Оценить статус взаиморасчетов с клиентами можно в отчете Ведомость расчетов с клиентами, который вызывается из раздела Продажи. Программа даёт возможность детализировать отчет по каждому контрагенту в отдельности, поэтому удобно получить данные как по группе компаний в целом, так и по каждой конкретной организации, входящий в её состав.

Из отчета мы видим, что часть долга по контрагенту ИП «Дубов Геннадий Петрович» была погашена:

Особенность взаиморасчетов с торговой сетью в том, что они могут вестись как по сетевику в целом, так и по каждой торговой точке в отдельности. При этом отгрузка товаров происходит на конкретный магазин, и адрес магазина должен печататься в комплекте документов.

Представим, что наш клиент — это сеть магазинов «Калипсо» с территориально разнесёнными торговыми точками: «Калипсо Ленина» и «Калипсо Советская».

Эта ситуация противоположна той, что мы рассматривали выше. В данном случае мы имеем центральный офис «Калипсо», от имени которого будут оформляться документы в магазинах, и сами магазины, являющиеся по своей сути партнерами.

Создадим в базе нового партнера «Калипсо» и сразу же контрагента — юридическое лицо ООО «Калипсо». Для этого поставим галочку «Указать идентификационные данные партнёра (будет создан контрагент)».

Теперь отразим магазины «Калипсо Ленина» и «Калипсо Советская». Для этого создадим новых партнеров, в карточке которых обязательно нужно указать головное предприятие ООО «Калипсо», а также для каждого из магазинов ввести фактический адрес.

Теперь в справочнике партнеров структура организации будет представлена следующим образом:

Пусть наша компания отгрузила товары на оба магазина, и за первую отгрузку полностью получена оплата.

Для отражения этих операций создадим два документа реализации, в каждом из которых в качестве клиента укажем конкретный магазин, а в поле Контрагент — центральный офис ООО «Калипсо».

В данном случае все взаиморасчеты ведутся с головной организацией, но отгрузка будет осуществляться на конкретные адреса магазинов. Откроем из документа реализации печатную форму ТОРГ-12 — в ней отражается адрес доставки и плательщик — и убедимся, что в адрес доставки записан фактический адрес торговой точки «Калипсо Советская», но плательщиком при этом является центральный офис ООО «Калипсо».

Чтобы отразить факт оплаты, создадим поступление безналичных денежных средств (плательщиком будет указан контрагент ООО «Калипсо», а покупателем «Калипсо Ленина»).

Теперь оценим взаиморасчеты с данным клиентом при помощи отчета Ведомость расчетов с клиентами. Мы видим, что по одной торговой точке задолженность полностью закрыта, а по другой реализация всё ещё не оплачена.

Данные отражаются как по контрагенту в целом, так и по каждому магазину в отдельности, что позволяет легко увидеть всю картину взаиморасчетов с компанией и принять решение о дальнейших действиях в рамках сотрудничества.