ЕГАИС – единая государственная автоматизированная информационная система пришла в сферу розничной торговли сравнительно недавно – в январе 2016 года. Давайте немного вернёмся к её истокам и рассмотрим, зачем она нужна.

ЕГАИС был призван сократить количество путей реализации «серой» алкогольной продукции через легальные торговые точки, имеющие лицензии на торговлю алкоголем. От розничных магазинов требовалось лишь подготовить рабочее место для передачи информации о проданном алкоголе в информационную систему. Таким образом производился мониторинг оборота, отслеживались связи закупок легального алкоголя и его продаж. То есть нельзя было закупить алкоголь в обход ЕГАИС, а затем продать его официально и без нарушений. Такое нововведение значительно сократило количество контрафакта на прилавках.

Однако ЕГАИС формата 2.0 имел и имеет большое количество недостатков. Самый существенный из них – непонятно, какая именно бутылка из огромной партии имеет ту или иную акцизную марку. А значит, непонятно, в какую именно накладную она попала и в какой организации она встала на баланс. Стали происходить ситуации, когда бутылка, пробиваемая по кассе, числилась уже проданной, причём совершенно в другом магазине, принадлежащему совершенно другому предпринимателю. Нечистые на руку продавцы стали оперировать этим недостатком и проводить по кассе совершенно другую акцизную марку, взятую с прилавка другого магазина, тем самым реализуя алкоголь, закупленный в обход ЕГАИС.

Ещё один минус – мог возникнуть пересорт. Это ситуация, когда есть недостача в одной партии и избыток в другой. Этот минус также вытекает из огромных диапазонов акцизных марок и невозможности отследить движение каждой из них. Система явно показала себя несовершенной и нуждающейся в переработке.

Именно в этот момент на горизонте забрезжил ЕГАИС версии 3.0. Основным нововведением стал помарочный учёт. Что это такое и каким образом его применять? Читайте дальше, сейчас расскажем, как безболезненно и без нервов перейти на новый формат данных и как упростить рабочий процесс – от принятия партии алкоголя и до его передачи в распоряжение покупателя.

Сначала немного о сроках.

С первого марта 2018 года вы должны получать товар в ЕГАИС по новой системе. Это так называемый период смешанного учёта. Старые накладные вы также можете подтвердить и поставить на баланс.

С первого июля 2018 года все участники алкогольного рынка обязаны будут полностью перейти на ЕГАИС 3. Остатки, принятые по старым правилам (партионно) будут постепенно уменьшаться за счёт продаж и вскоре исчезнут. Однако стоит приготовиться и к тому, что ФСРАР может заставить вас пересчитать партии алкоголя и перевести их в помарочный учёт. Когда это случится, и случится ли вообще – ФСРАР умалчивает. Но нужно быть готовыми ко всему.

О неприятном – наказания. В версии 3.0 розничные магазины выступают своеобразными «контролёрами», выявляя ошибки, допущенные оптовыми поставщиками и производителями. У последних несколько иные масштабы движения алкогольной продукции, им физически невозможно уследить за движениями огромных партий. Пересорт теперь недопустим, а значит вы должны будете предельно внимательно осуществить приёмку партии алкоголя, прибывшей в ваш магазин, перед тем, как она уйдёт на полки. Ведь любое нарушение влечёт за собой применение статьи 14.17.1 КоАП РФ, а именно штрафа в размере от 100 до 150 тыс. рублей. Также за выявленные нарушения вы можете лишиться лицензии на торговлю алкоголем.

Любое нарушение влечёт за собой применение статьи 14.17.1 КоАП РФ, а именно штрафа в размере от 100 до 150 тыс. рублей. Также за выявленные нарушения вы можете лишиться лицензии на торговлю алкоголем.

Теперь при приёмке алкогольной продукции на упаковке (коробке, паллете) будет размещён штрих-код, собирающий в себе информацию обо всех акцизных марках, входящих в упаковку. После расформирования упаковки вам нужно будет считать каждую акцизку на каждой бутылке, чтобы убедиться, что производитель собрал всё правильно и бутылки из вашей партии не уехали в другой магазин. Естественно, это всё нужно сделать ДО того, как продукция уйдёт в торговый зал.

Для считывания штрих-кодов и марок вам потребуется сканирующее оборудование. Тут экономить не стоит. Вам подойдёт любой из 2D сканеров среднего ценового диапазона. Важна скорость и точность считывания. Это позволит избежать задержек в и без того медленном процессе приёмки продукции помарочно.

Советуем обратить внимание на терминалы сбора данных – специальные устройства, позволяющие отвязаться от рабочего места с компьютером и вести приёмку алкоголя прямо на складе, не подтаскивая коробки и паллеты с бутылками к товароведу. Это своего рода переносной компьютер с 2Д сканером штрих-кодов. Широкий выбор мобильного ПО для ТСД позволит вам без труда настроить обмен с вашей товароучётной системой.

С оборудованием понятно – 2Д сканер или же ТСД с 2Д сканером. А что же делать с ПО?

Ответ прост – обновлять. Первым делом убедитесь, что ваш УТМ имеет актуальную версию, способную работать с форматом 3.0. На момент написания статьи — это версия 2.1.6. Старайтесь держать УТМ в актуальном состоянии, это не очень сложно, однако это позволяет избежать массы издержек в вашем бизнес-процессе.

Обновить стоит и вашу товароучётную систему. Компания 1С уже выпустила новые версии конфигураций, позволяющие настроить обмен с ЕГАИС 3.0.