Потенциал системы характеристик номенклатуры для принятия управленческих решений

Все чаще эффективность деятельности компаний и вообще вопрос возможности оставаться на плаву, зависит от скорости принятия управленческих решений. При этом, список вопросов, требующих анализ, очень широк, но все чаще сводится к основным постулатам: что производить / продавать / какие услуги оказывать; кому продавать / у кого закупать; какие вспомогательные меры применять.

Понимание необходимости автоматизации управленческого учета уже давно не является редкостью среди управленцев и собственников компаний практически всех масштабов и областей деятельности. Все чаще мы получаем обращения автоматизировать производства, компании, занимающиеся оптовыми и розничными продажами, а также предприятия, имеющие узкую отраслевую специализацию. Такая тенденция не может не радовать. Благо выбор программ позволяет подобрать именно то, что максимально подойдет каждому участнику рынка.

Управленческие программы обладают большим спектром отчетов, анализирующих практически каждый факт деятельности компаний. Однако большинство этих программ обладает дополнительным функционалом, к которому пользователи успели привыкнуть и начать успешно использовать в учете, но в большинстве случаев, недооценивают его потенциал именно для принятия управленческих решений. Речь идет о характеристиках номенклатуры.

Характеристики номенклатуры позволяют получить дополнительную аналитику для управленцев.

Они необходимы для отражения дополнительных свойств номенклатуры в учете: размера, цвета, материала, а также отраслевых специфик. При этом характеристики, в отличие от привычных многим дополнительных реквизитов, позволяют вести еще и количественный учет, что открывает новые области применения. Они не обязательны, но часто позволяют получить дополнительную аналитику и облегчить справочники.

Наиболее полно продемонстрировать, чем именно данная аналитическая единица будет полезна управленцу, лучше всего на примере. Для этого выберем отрасль, в которой номенклатура может иметь достаточное количество свойств для наглядности. Пусть это будет производство электрических удлинителей.

Номенклатура здесь классифицируется по следующим параметрам: 

• максимальный ток, 
• число гнезд, 
• тип кабеля, 
• число жил и сечение, 
• длина кабеля, 
• цвет.

При желании можно добавить еще большое количество особенностей: качество обмотки, наличие выключателя, наличие заземления, тип розетки и тд. Все эти свойства можно использовать в качестве характеристики номенклатуры при постановке учета в управленческих программах. Стоит отметить, что совсем не обязательно переводить в характеристики все эти свойства, стоит выбрать именно те, которые отражают существенные отличия номенклатуры, а также важны для анализа.

Так при запросе номенклатуры клиента чаще всего получаем список вида:

• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (2м) БЕЛ
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (3м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (3м) ЧЕРН
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (5м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-011 6А 2 гн ПВС 2*0,75 (2м) ЗЕЛ
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (7м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (3м) БЕЛ
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (2м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (2,2м) 

и так далее.

Список может быть очень большой.

При этом, на первый взгляд, позиции очень похожи и даже просто быстро найти нужную достаточно сложно. А если копнуть глубже?

Управленческая программа прежде всего существует для помощи в анализе текущего состояния, результатов и принятия решений для развития бизнеса.

Мы уже затрагивали основные вопросы, правильность и скорость получения ответов на которые, крайне важна для эффективности деятельности предприятия. Давайте их немного уточним в рамках конкретного примера.

1. Сколько всего удлинителей СТАНДАРТ продано в марте и апреле?

2. Удлинители какого метража/ с каким максимальным током/ с каким числом гнезд пользуется максимальным спросом?

3. Есть скидка у поставщика на двужильный кабель с сечением 0,75. Нам стоит закупить материал в прок, или удлинители из такого кабеля уже давно не продаются, скопились на складе.

Это маленькая часть тех вопросов, с которыми сталкивается управленец, но и их бывает достаточно для того, чтобы занять ответственного сотрудника на несколько часов даже имея управленческую программу. 

Ведь при отсутствии характеристик, когда полное наименование содержит в себе значения всех свойств, объектом аналитики становится именно номенклатурная позиция, а не свойство. Быстро можно узнать сколько, кому и когда продано именно удлинителей, внесенных в базу как Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (5м) или Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (2,2м), а вот чтобы узнать, покупают ли у нас вообще удлинители с тремя гнездами или исключительно с двумя, сотруднику придется вручную пересчитать, сколько проданных номенклатурных позиций содержат в наименовании нужное свойство. А потом приходит недоумение, ведь программа стоит, специалисты заняты, а продажи неэффективны…

Так выглядит отчет по продажам без характеристик:

А если бы характеристики все же использовали?

Первое, что бросается в глаза при введении в учет системы характеристик и начале заполнения номенклатурного справочника, это то, что самих позиций номенклатуры становится значительно меньше. В разы. Опустим рассуждение об уменьшении размера базы и оптимизации справочника, это и так уже очевидно. Но нас все еще интересует польза для управленца.

Так вот, после того, как значения свойств товара выведены из наименования номенклатурной позиции в характеристику, можем получить следующий вид окна при подборе:

В результате шифры, заложенные в наименовании, получают новую жизнь в виде обозначения свойств конкретной позиции. Это позволяет не перебирать справочник с всевозможными комбинациями значений, а сразу выбирать нужную.

Если характеристика уже встречалась, его можно просто выбрать.

При выборе значения свойства, в поле остаются только те характеристики, в которых оно указано. Если характеристика с таким свойствам ранее не использовалась, то можно будет создать новую. В следующий раз она будет в поле.

В заказе и в реализации сразу можно заменить новое одноименное поле, которое становится активным.

А теперь вернемся к заданным ранее вопросам.

До ввода системы характеристик ответить оперативно на них не получалось:

1. Сколько всего удлинителей данного формата (СТАНДАРТ) продано в марте и апреле?

Построим отчет, используя номенклатуру с характеристиками.

Ранее в отбор пришлось бы добавить все пятнадцать/двадцать/всю группу/категорию интересующих позиций.

А какие именно удлинители были проданы?

Из отчетов четко видно, что в марте было продано всего 95 удлинителей такого типа, а в апреле – 50. При этом, мы можем не уточнять, о каких именно удлинителях идет речь, хотя программа без проблем может предоставить нам и эту информацию.

2.  Удлинители какого метража/с каким максимальным током/с каким числом гнезд пользуются максимальным спросом? 

Опять строим уже знакомый нам отчет, не значительно поменяв его структуру. Теперь основным элементом является уже свойство Длина кабеля. Остальные параметры нас в данном случае не интересуют.

Из отчета видно, кабель длиной два метра покупают значительно чаще, чем семь метров.

На семиметровые кабели можно назначить маркетинговую акцию или увеличить мотивацию менеджерам. А еще можно узнать, что в примере удлинители с тремя гнездами также пользуются большей популярностью. Построив тот же отчет, но опять изменив ключевой элемент структуры.

А еще мы можем посмотреть, кто именно, когда купил данные удлинители. Вдруг мы захотим собрать обратную связь, существенно сузив базу для опроса, и не побеспокоив тех, кто вообще ни разу не покупал у нас удлинители в тремя гнездами. А может наоборот стоит им позвонить и предложить новый товар?

И такой отчет можно построить по любому из свойств в отдельности. Или по всей характеристике целиком, аналогично тому, как это происходит сейчас.

А если мы хотим посмотреть, есть ли на остатке удлинители, у которых сечение 0,75?

Мы видим, что таких 13 штук на остатках. В данном примере число жил и сечение объединены, но на практике, если это будет иметь смысл, можно вынести сечение как отдельное свойство. 

Таким образом, можно делать вывод, что на складе еще есть такие остатки.

Продажи этого кабеля также шли успешно.

Исходя из политики контроля остатков, принятой в организации, на основании этих данных может быть принято решение обратить внимание на акцию поставщика на кабели, сечением 0,75.

Также мы можем проследить динамику продаж в разрезе конкретного свойства.

Из отчета можно увидеть, что выручка от продажи кабелей, длиной 2.2 метра растет скачкообразно, а вот по двухметровым стабильно растет. Но в целом, чаще выручка по 2.2 метра больше.

А рентабельность? Может производство семиметровых кабелей совсем нецелесообразно?

В итоге, можно видеть, что себестоимость двухметрового кабеля по итогам года стала практически идентична выручке, то есть производство и продажа (или закупка и продажа) удлинителей с этим значением параметра не целесообразно. Но в целом-то рентабельность не плоха, 71.68. А как ее увеличить, не найдя подвох, которым в данном случае оказалась реализация удлинителей с длиной два метра?

Таким образом, мы продемонстрировали, насколько существенным может быть вовремя сделанный выбор «Использовать характеристики или нет» и какой потенциал кроется за этим уже привычным многим реквизитом.

Часто переформирование справочника, изменение привычек персонала, настройка отчетов впервые могут быть весьма трудоемкими. Однако получив доступ к столь широкому аналитическому пространству, быстро приходит понимание, что все затраты как финансовые, так и временные оказываются абсолютно оправданными. Теперь Ваша жизнь не будет прежней, не так ли?;)

Наш специалист

Александра Герасимова

Специалист отдела проектов и разработки

Специалист по зарплате и кадрам, бухгалтерскому и налоговому учету, учету НДС и налога на прибыль.

---

  info@legasoft.ru

   +7 (920) 325-60-14

Чем мы можем быть вам полезны?

Внедрение 1С, доработка и сопровождение 1С.

Продаем ПО: на базе 1С и не только.

Автоматизация бизнеса: продаем и устанавливаем оборудование для торговли.

Обслуживаем онлайн-кассы: продаем и ремонтируем Эвотор и АТОЛ.